Si vous travaillez au sein du service des ventes de votre hôtel, il ne fait aucun doute que l'équipe travaille d'arrache-pied pour répondre à vos appels d'offres des sociétés pendant la saison de passation de marchés annuelle.

Cela peut être une période stressante. Avec près de 700 questions à remplir dans le format GBTA standard, vous avez probablement fini par vous enfermer dans une pièce calme pour terminer correctement et sans erreur l'enchère – personne ne veut recevoir la notification de refus du programme redouté!

Sûreté et sécurité

La section sur la sûreté et la sécurité des appels d'offres est souvent unique à chaque entreprise mondiale. Voici donc un conseil que nous aimerions partager. Vérifiez toujours vos réponses avant de terminer votre soumission. Les conséquences d'une erreur peuvent être importantes.

Si, par exemple, vous avez un système de gicleurs d’incendie dans toutes vos chambres mais que vous soumettez «non» par erreur, votre hôtel sera exclu du programme hôtelier de la société. Souvent, il peut être difficile de demander une renégociation car de nombreuses sociétés négocient avec des milliers d'hôtels dans le monde. Ne donnez pas à vos concurrents la possibilité de remplacer votre hôtel.

Organiser

Presque tous les programmes publient un calendrier d'enchères. Nous gérons un certain nombre de sociétés au nom de nos hôtels à Pegasus (anciennement la marque Utell), et nous ajoutons toujours une note dans notre calendrier pour savoir quand les offres sont dues et quand les acceptations du programme seront émises.

Vous pouvez accéder à ces mêmes informations dans le dossier d'invitation à soumissionner, qui devrait être disponible dans votre outil d'appel d'offres. Ces informations sont normalement envoyées par e-mail avec votre notification d'invitation à soumissionner sous forme de pièce jointe.

Si le calendrier est manquant, demandez à votre équipe commerciale mondiale de le demander. Alternativement, vous pouvez contacter directement le consultant RFP qui gère le programme au nom de la société.

Mise en œuvre du programme

La date d'échéance des notifications d'acceptation du programme est arrivée, et félicitations: votre hôtel a été accepté dans le programme hôtelier d'une entreprise. Quelle est la prochaine étape?

Nous vous recommandons de vérifier la date de début du programme de la société (note: cela peut être de mai à avril, plutôt que de janvier à décembre).

Si votre fournisseur GDS ne dispose pas d'un service de chargement automatique des tarifs lorsque les acceptations de programme sont émises, vous devrez créer le plan tarifaire et demander un mappage GDS. Nous vous recommandons de demander deux ventes de test GDS à partir de la date de début du contrat et de les envoyer au consultant RFP.

En outre, assurez-vous que le taux contractuel est étendu aux années pertinentes pour capturer à l'avance tous les voyageurs qui réservent des travaux de projet et, surtout, évitez d'échouer les audits de taux.

Profil

Prenez le temps d'éduquer votre personnel de façade sur la société. Préparez un bref profil avec les nuitées estimées que votre propriété pourrait gagner grâce à la production de nuitées du client. Lorsqu'un invité de cette société arrive, il est primordial que l'équipe de façade connaisse son entreprise.

Commodités de l'hôtel

Avez-vous examiné attentivement les avantages du programme que vous avez inclus dans la DP complétée? Cela mérite une attention particulière. Si vous proposez gratuitement de l'eau en bouteille et une connexion Wi-Fi par jour, demandez à votre équipe de réception de le confirmer et préparez le code Wi-Fi à l'enregistrement lors de l'enregistrement.

Vérifiez également que les détails de facturation sont corrects: votre client peut avoir réservé le meilleur tarif disponible (BAR) plutôt que le tarif contractuel.

Données de nuit de la chambre

La première année du programme hôtelier de toute nouvelle société peut être dangereuse. Il est important d’essayer d’atteindre au moins 50 nuitées au cours des quatre premiers mois. Les entreprises travaillent un an à l'avance et se préparent généralement pour les prochaines saisons de demandes de propositions aux alentours de mai. Comme les nuitées sont révisées, vous ne voulez pas vous retirer du programme en raison de la faible production de nuitées.

Réseau

Si vous n’avez pas encore de réunion de petit-déjeuner en place pour vos entreprises locales, il est temps de penser à en organiser une. Un petit-déjeuner mensuel est un excellent moyen pour vous de réseauter, de nouer des relations et de mettre en évidence les améliorations et les avantages.

Récompense

Réceptionniste de la réception de l'hôtel remettant des documents au client

Pensez à ajouter des tarifs promotionnels exclusifs ou des plans tarifaires de saison au tarif négocié contracté – de nombreux voyageurs réservent via des outils de réservation en ligne (OBT) et ils pourront accéder à des récompenses économiques.

La société utilise-t-elle les services d'une société de gestion de voyages? Si c'est le cas, demandez des contacts clés et planifiez des appels: cela vous permettra de mettre en évidence les avantages et de recevoir des conseils précieux pour augmenter votre part de marché dans les réservations.

Si vous souhaitez augmenter votre part de marché d'entreprise et recevoir plus de RFP, nous serions ravis de soutenir vos objectifs. Enregistrez vos coordonnées ici et nous programmerons un appel selon vos disponibilités.

Alexander Ryll

Alexander Ryll

Membre du comité hôtelier de GBTA Europe, Alexander Ryll est le directeur mondial des ventes aux entreprises basé à Londres, gérant un portefeuille de +400 clients internationaux pour le compte du portefeuille d'hôtels Pegasus (anciennement de marque Utell).

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